News-Artikel Ausgabe

BYOD (Bring Your Own Device)

Was ist das und was muss beachtet werden?
BYOD steht für für „Bring Your Own Device“ und bezeichnet Nutzung privater Geräte wie zum Beispiel Smartphones oder Tabletts für dienstliche Zwecke.  Auch wenn Sie dieses Thema zunächst für Ihren Betrieb für nicht relevant halten, sollten Sie sich dazu Gedanken machen.

Schreiben Sie Ihren Mitarbeitern per Whatsapp Nachrichten? Ruft Ihr Mitarbeiter von der Baustelle aus mit seinem privaten Handy im Betrieb an? Wird ein Privatwagen genutzt, um auf dem Heimweg Firmenpost wegzubringen? Schon sind Sie im Anwendungsbereich von „BYOD“!
 

Not oder Tugend?

Unternehmer die diese Frage für Ihren eigenen Betrieb noch nicht beantworten können, sollten Vor- und Nachteile von BYOD genauer beleuchten und deren Bedeutung für das eigene Unternehmen zu evaluieren. Wir haben Pro und Contra für Sie gegenübergestellt.


Pro

Kosten: Bevor wir unsere Smartphones immer und überall dabei hatten mussten viele Unternehmen eigene Geräte anschaffen, wenn es mit seinen Mitarbeitenden beim Kunden oder auf Auswärtsterminen in Kontakt bleiben wollte. Diese Anschaffungskosten können heutzutage zu großen Teilen entfallen, wenn stattdessen auf persönliche Geräte zurückgegriffen wird.

Mitarbeiterzufriedenheit: Eine britische Studie belegt, dass der er durchschnittliche Smartphone-Nutzer 214 Mal pro Tag zum Handy greift. Ein Gerät, das so tief im Leben eines Menschen verankert ist, sollte auch seinen persönlichen Ansprüchen und Bedürfnissen entgegenkommen. Denn wer gerne zu seinem Smartphone greift, wird es auch im dienstlichen Kontext positiver wahrnehmen.

Mehr Produktivität & Flexibilität: Mitarbeitende, die alle Facetten eines Gerätes kennen, weil Sie es auch privat nutzen, sind effizienter, wenn es darum geht auch dienstliche Aufgaben mit dem Smartphone abzuwickeln.
Zudem können Mitarbeitende, die jederzeit und überall auf E-Mail-Konten und andere berufsbezogene Daten und Anwendungen zugreifen zu können auch schneller reagieren. Dadurch steigen Produktivität und Flexibilität der Angestellten.


Contra

Arbeitsrecht: Denn wenn Sie betriebliche Daten aus dem Handy auslesen, müssen Sie sicherstellen, dass nicht gleichzeitig private Daten gelesen werden können. Sonst sind Sie schnell im Verdacht der Überwachung des Mitarbeiters. Anhand der Login-Daten können Sie erkennen, wann der Mitarbeiter das Smartphone benutzt hat. Falls Sie einen Betriebsrat haben, ist diese Möglichkeit der Überwachung mitbestimmungspflichtig.
Auch das Lesen einer dienstlichen Email ist Arbeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes und unterbricht in den Abendstunden im Zweifel die gesetzliche vorgeschriebene Ruhezeit von 11 Stunden zwischen zwei Arbeitsschichten.
Scheidet der Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus oder wird er krank, muss sichergestellt sein, dass die Daten trotzdem für das Unternehmen zur Verfügung stehen.

Urheberrechtsschutz: Viele Software-Lösungen – insbesondere kostenlose -sehen in ihren Lizenzen ausdrücklich nur die private Nutzung vor. Wenn Ihr Mitarbeiter also ein privat erworbenes Programm mit der entsprechend eingeschränkten Lizenz auch dienstlich nutzt, verstößt er gegen den Urheberschutz. Als Unternehmer haften Sie für die Urheberrechtsverletzungen Ihres Mitarbeiters.

Datensicherheit: Werden Firmendaten – auch sensible – auf dem Handy gespeichert, muss Datensicherheit gewährleistet sein. Können Sie sicher sein, dass Ihr Mitarbeiter sorgfältig mit den geheimen Daten umgeht? Woher wissen Sie, dass kein Unberechtigter auf die Daten zugreifen kann? Private Endgeräte erhöhen das Risiko eingeschleuster Schadsoftware. Wissen Sie ob, auf privaten Geräten aktuelle Anti-Viren-Software installiert ist? Wer haftet bei Datenverlust? Und wie erfahren Sie überhaupt davon?

Datenschutz: Stichwort Whatsapp: gemäß seinen allgemeinen Geschäftsbedingungen greift es nicht nur auf alle Whatsapp-Kontakte des Mitarbeiters zu, sondern auch auf alle sonstigen Adressbücher. Das bedeutet, alle Kontaktdaten des Mitarbeiters – auch der Kontakte, die dem nicht zugestimmt haben – werden an Whatsapp übertragen. Handelt es sich dabei auch um Kontaktdaten Ihrer Kunden, haften Sie u.U. für den Verstoß gegen die DSGVO.

Steuerrecht: Sie sind verpflichtet, alle relevanten Daten für 10 Jahre aufzubewahren. Das gilt auch für die steuerlich relevanten Daten, die Ihr Mitarbeiter auf seinem Smartphone gespeichert hat.


Fazit

Nicht wenige Unternehmen werden von der normativen Kraft des Faktischen bereits überholt worden sein und wissentlich oder unwissentlich BYOD im Unternehmen einsetzen. Umso wichtiger ist es, dass Sie die Konsequenzen möglichst gut abfangen können. Lassen Sie sich in Sachen IT beraten, um technische Probleme einzudämmen. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden, wie diese mit den geänderten Rahmenbedingungen umgehen können und sollten. Je nach Unternehmenskultur sind hier Guidelines zu vereinbaren.