Elektronische Rechnungen sind im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend. Die entsprechenden umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108) enthalten.

Hintergrund ist das Bestreben der Europäischen Kommission durch Maßnahmen zur Modernisierung des derzeitigen Mehrwertsteuersystems den (Mehrwert-)Steuerbetrug zu bekämpfen. Zu den geplanten Maßnahmen gehört die Einführung eines neuen Steuermeldesystems durch elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen.

Die ViDA (Valued added tax in the Digital Age)-Initiative der EU-Kommission sieht die Einführung eines elektronischen Meldesystems vor, das bis ca. 2030 u. a. die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll.

Ab dem 01.01.2025 wird im B2B-Bereich zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend. Mit Zustimmung des Empfängers ist bis Ende 2025 der Versand in allen anderen Formaten noch zulässig. Es gibt für kleine Unternehmen großzügige Übergangsfrist beim Versand von E-Rechnungen, für den Empfang von E-Rechnungen müssen Sie aber schon im kommenden Jahr die technischen Voraussetzungen schaffen. Zur Übermittlung der Rechnungen gibt es keine Vorgaben, für den Empfang einer elektronischen Rechnung wird daher auch ein E-Mail-Postfach ausreichen. Ferner kann die Rechnung mittels elektronischer Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden oder über ein Kundenportal herunterzuladen sein.

Ausgenommen von der E-Rechnungs-Pflicht sind nur Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag nicht mehr als € 250 brutto) und Fahrausweise für die Beförderungen von Personen, die als Rechnungen gelten (§ 34 Abs. 1UStDV-E).

Zukünftig wird zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden. Die E-Rechnung ist in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 S.3 UStG). Mögliche Formate sind zum Beispiel Rechnungen nach CEN-Norm EN 16931 oder die Formate X-Rechnung oder ZUGFeRD. Sonstige Rechnungen in diesem Sinne sind Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entsprechen, JPEG- oder bloße PDF-Dateien.

Inhaltlich unterliegt die E-Rechnung den gleichen Vorgaben wie eine Papierrechnung, es müssen sämtliche Angaben gem. § 14 Abs. 1 S. 5 UstG enthalten sein. Die E-Rechnung muss während der gesamten 10-jährigen Aufbewahrungsfrist gem. § 14b UstG lesbar sein und revisionssicher archiviert werden. Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.

Auch Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen (z.B. Wohnungsvermieter, Ärzte) müssen künftig in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen und zu archivieren zu können.

Die Umstellung auf E-Rechnungen kann zunächst herausfordernd erscheinen, aber sie bietet auch viele Vorteile, wie z.B. eine effizientere Verarbeitung und weniger Papierkram. Wenn Sie frühzeitig mit der Vorbereitung beginnen, können Sie den Übergang reibungslos gestalten.